Gründe für das Outsourcen der Postaufgaben im Unternehmen

28.05.2020, Lippstadt

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In die Postkiste rein und fertig. Das kann die einzige Anstrengung sein, wenn Unternehmen die Aufgaben rund um Post an einen Postdienstleister weitergeben. Welche Vorteile die Auslagerung der Postaufgaben für ein Unternehmen haben kann, haben wir für Sie in drei Stichpunkten zusammen gefasst.

Einer der Hauptvorteile, die das Auslagern von Prozessen bietet, ist sicherlich der entstehende Kostenvorteil. Die relevantesten Einsparungspotenziale sind die Arbeitsstunden und die Kosten für die Frankiermaschine. Personalkosten für den Gang zur Post können durch einen Abholservice vom Dienstleister abgelöst werden. Leasingkosten, Arbeitsstunden, Druckerpatronen und Druckerköpfe für die Frankiermaschine können auch eingespart werden, da der Postdienstleister in der Regel einen Frankierservice anbietet. Der interessanteste Aspekt ist der Portorabatt auf Briefe und Pakete. Postdienstleister geben Kunden, abhängig von den monatlichen Mengen, einen Rabatt auf die abgeholten Briefe und Pakete. Dies wird durch das Einliefern von großen Mengen in den Briefzentren der Deutschen Post realisiert.

Die Spezialisierung auf ein Fachgebiet bietet Qualitätsvorteile, weil Prozesse routiniert sind und sie ständig auf Fehler kontrolliert und optimiert werden. Es ist sicherlich möglich, dass ein Unternehmen Aufgaben ebenso selbst erledigen kann, statt sie auszulagern. Allerdings kann bei krankheits- oder urlaubsbedingtem Ersatz des Mitarbeiters oder Ausfällen der Frankiermaschine die Qualität drunter leiden. Die Folgen: Zu niedrig frankierte Briefe und Päckchen die als Rückläufer zurückkommen (deutliche Laufzeiterhöhung der Sendung) und zu hoch frankierte Briefe, deren Kosten überflüssig sind.  Durch das Auslagern können daher nicht zu unterschätzen Qualitätsvorteile erreicht werden.  

Die Aufgaben der Postabteilung im Unternehmen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Mitarbeiter anlernen, frankieren, nachfrankieren, wiegen, Frankiermaschine warten (Patrone wechseln, Service anrufen wegen defekt) und Briefmarken aufkleben sind Tätigkeiten, die ausgelagert werden können, damit die eigenen Mitarbeiter sich wieder voll auf ihre eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren. Dies bringt erkennbar den Vorteil, dass das Unternehmen weiter vorangebracht werden kann und die gewonnen Ressourcen, zeitlich und finanziell, an anderer Stelle sinnvoll bzw. gewinnbringend eingesetzt werden können. So kann man sich selbst weiter auf das jeweilige Fachgebiet spezialisieren und einen Vorsprung zur Konkurrenz herausarbeiten.

Möchten Sie auch Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren, die Fahrt zur Post auslagern oder sich zu diesem Thema informieren?

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